پیرامون مدیریت واحد شهری

مقدمه :

یک خانواده برای رسیدن به سرمنزل مقصود خود با مسائلی چون فرهنگی،تربیتی و روانشناختی، مالی، امنیتی،... و آینده نگری مواجه است. این شاخه ها در عین جدائی ظاهری از یکدیگر، از درون هرکدام بر دیگری تاثیر گذار است.

هر فردی در زندگی شخصی و روزمره خود با این مثال مواجه است و خوب می داند که اگر یک مدیر واحد در راس همه امور نباشد، مجموعه خانواده با چه مشکلاتی مواجه خواهد بود. در صورت تقویت هرکدام و عدم توجه به دیگری، فقر ناشی از نادیده گرفتن شاخه ی عقب مانده به زودی حتی در شاخه تقویت شده هم خود را نمایان می سازد.

لذا مدیر یک خانواده موفق آن مدیری است که همه شاخه ها را در کنار یکدیگر پیش برده و به تناسب به تقویت هرکدام بپردازد. به نحوی که به تناسب زمان و شرایط حاکم بر جامعه هیچ گونه فقری اعم از ظاهری و پنهانی، درونی و بیرونی در هرکدام از شاخه ها محسوس نبوده و مشاهده نگردد.  

ناگفته نماند که چنین مدیری در سیستم مدیریت خود، مدیریت هزینه را باید مدنظر قرار دهد و بداند که برای رسیدن      به اهداف عالیه باید حتی الامکان کمترین هزینه پرداخت گردد. چراکه بازده هر پروژه نسبت بین ارزش کار خروجی و نتیجه پروژه با هزینه پرداخت شده آن در کل فرایند پروژه می باشد.

ضمن اینکه مقصود از هزینه، تنها هزینه های مالی نیست بلکه عمر، انرژی، روحیه، شکل نگرش،آبرو و ... افراد و تجهیزات که در طول پروژه به نوبه ی خود سهیم هستند به نوعی جزئی از هزینه های طول پروژه محسوب می شوند.

لذا عدم وجود مدیر در راس امور خانواده افزایش هزینه ها، اسراف، موازی کاریها، شکستن حرمتها، عدم اخذ نتیجه ی کامل از کلیه ی شاخه ها و در نهایت عدم رسیدن به سرمنزل مقصود را در خانواده به دنبال خواهد داشت.

توضیح و تفسیر:

هم اکنون در شهر ارگانها، نهادها، سازمانها، ادارات و دوایر مختلفی به صورت دولتی و خصوصی وجود دارد که هر کدام    در زمینه هایی همچون آموزشی ، پژوهشی، خدمات رسانی(آب ، برق، گاز، حمل و نقل، ...) ، بازرگانی (صادرات، واردات، توزیع کالا، ...)، سیاست گذاری (مالی ، تهیه مایحتاج خانوار، کار و اشتغال ، ...)، فرهنگی (ترویح فرهنگ اصیل، حفظ آثار باستانی و بناهای تاریخی، جذب توریست، ...)، کشاورزی، صنعتی (کارخانجات، کارگاهها، مراکز تولیدی، ...) و .... مشغول فعالیت هستند.

در هریک از این واحدها بودجه بندی ، سیاست گذاری و برنامه ریزی مالی و... هر کدام به صورت مستقل انجام می پذیرد. در اغلب موارد به وضوح مشاهده می شود که دو یا چند مجموعه در برخی اهداف دارای مواضع مشترک هستند که برای برآورده شدن آن به تنهایی و بدون هماهنگی با یکدیگر برنامه ریزی می نمایند. با فرض استفاده از عینک خوش بینی، هر مجموعه برای ر سیدن به هدف خود به نحو احسن برنامه ریزی نموده و پس از صرف هزینه به طور کامل در تحقق آن گام بردارد باز در انتهای مسیر، هنگام بررسی نتیجه ی پروژه مشاهده می گردد که با وجود صرف زمان و هزینه (گاهی بیشتر از رنج گنجانده شده در برنامه ریزی) باز هم کار به نحو احسن انجام نپذیرفته و هدف عالیه برآورده نشده است، که این به نوبه ی خود اتلاف زمان و سرمایه ، اسراف ، ایجاد بدبینی نسبت به سیستم اجرائی و مدیریتی ، از بین رفتن    انگیزه ها خصوصاً در بین نیروها و ... را به دنبال خواهد داشت. پس از بررسی کامل موضوع، نتیجه ای که حاصل می گردد گویای این مطلب است که فلان سازمان یا مجموعه جلوی پیشبرد کار را گرفته و یا کار را پس از انجام تخریب نموده است و یا فلان مسؤل اجرایی درپیاده سازی توان کافی نداشته و یا عدم رسیدن به موقع بودجه باعث بروز چنین اتفاقی شده است، که در نهایت یک مسؤل اجرائی زیردست عوض شده و یا درگیری بین مجموعه ها بالا می گیرد و آخر سر کار یا

تعطیل شده و یا بودجه ی مجدد به آن تزریق می گردد. این مشکل در مواقع مشترک بودن مواضع بروز پیدا می نماید.

موارد دیگری هم وجود دارد که کلیت آن شبیه همین مورد است، از جمله موازی کاریها.

اغلب مشاهده می شود که دو یا چند مجموعه با وجود نداشتن اشتراک مستقیم در یک کار، سیستم عملکرد آنها بصورت موازی می باشد. لذا نیروی مجزا، هزینه ی مجزا، زمان صرف شده بصورت مجزا، مستهلک شدن دستگاهها در طول فرایند موازی کاری به طور مجزا، برنامه ریزی و نظارت بر حسن انجام آن و در نهایت نتیجه گیری به طور مجزا را به دنبال دارد.

مثال این مورد می توان به فرایند کنتور نویسی، ثبت، ورود اطلا عات به سیستم، صدور قبض، خود قبض، انتقال و رساندن آن به دست مشترک، ثبت پرداخت آن و دیگر مواردی که در این فرایند سهیم هستند اشاره نمودکه برای آب، برق، گاز و .... بصورت مجزا انجام می پذیرد.

بدیهی است که با وجود یک مدیریت واحد همچون شهردار در رأس تمامی امور، دیگر ناهماهنگی در انجام امور، دوباره کاری، عقب افتادن پروژه ها ، اتلاف بودجه های تخصیص یافته، سرگردانی سرمایه ها و یا بلوکه شدن آنها، موازی کاریها و از این قبیل مشکلات از بین خواهد رفت. لذا با یک برنامه ریزی مدون، از سرمایه و درآمد و نیروی کاری موجود و جلب مشارکتهای مردم و بخش خصوصی (پس از فرهنگ سازی در بخش مربوطه) نیز می توان علاوه بر انجام کلیه ی پروژه ها و امور مربوطه، در جهت توسعه ی سازمانها و مجموعه ها، توسعه ی شهر، ترویج فرهنگ شهری، توسعه ی خدمات شهری ، انجام پروژه های جدیدتر در جهت بالا بردن رفاه مردم و کاهش بیکاری و بالا بردن درآمدها گام مؤثری برداشت. برای رسیدن به این زیرساخت و دستیابی به چنین ظرفیتی، به طور کلی می توان چنین گامهایی را برداشت:

فاز اول:

1- تشکیل یک کمیته متشکل از نماینده ی هر مجموعه با داشتن اختیار تام، زیر نظر شهردار و شورا ی شهر

2- شناسایی توان و ظرفیت نیروی انسانی و ابزارات موجود، در اختیار هر مجموعه

3-  آمارگیری از کلیه ی پروژه ها و امور از کلیه مجموعه ها، هر کدام به طور مجزا

4- آمارگیری از سرمایه ها و درآمدهای نقدی و غیر نقدی مجموعه ها

5-  ظرفیت سنجی مشارکت مردم و بخش خصوصی در انجام پروژه ها

فاز دوم:

1-  برنامه ریزی شاخه ها

2-  دسته بندی پروژه ها و دستور کارها، سپس یکسو سازی و قرار دادن آنها درشاخه های مورد نظر

3-  بودجه بندی

4-  اجرا

5-  نظارت برحسن انجام

نتیجه گیری:

با تشکیل مدیریت واحد می توان سریعتر به اهداف ذیل دست یافت:

-  کاهش اسراف و هزینه ها و اتلاف درآمدها

-  حذف موازی کاریها و دوباره کاریها

-  ایجاد هماهنگی بیشتر بین مجموعه ها که به افزایش سرعت انجام پروژه ها و دیگر امور می انجامد

-  بهره گیری هرچه بیشتر و منظم تر از ظرفیت مشارکتی مردم و بخش خصوصی

-  بالا رفتن میزان نظارت بر حسن عملکرد واحدها توسط دستگاه نظارت و مردم

-  افزایش اعتماد مردم به دستگاه ها که در نهایت به تکریم ارباب رجوع می انجامد

-  اشتغال زایی و کاهش چشم گیر معضل بیکاری و در نهایت افزایش سطح مالی قشر کم درآمد